Waar in 2016 nog 74% van de medewerkers bereid was verandering te ondersteunen, is deze ‘veranderbereidheid’ vandaag de dag gedaald naar 38%. Nu medewerkers gemiddeld 10 (!) veranderingen per jaar meemaken raken ze simpelweg verander moe, en geeft 73% aan daardoor stress te ervaren [1,2].
Schokkende resultaten die aantonen dat het zorgvuldig laten landen van verandering bij medewerkers essentieel is. Zeker nu. In een tijd waar innovatie en digitale transformatie aan de orde van de dag zijn om succesvol te zijn in het competitieve bedrijfsleven. Verandering ontkomen we dus niet aan. En dat is goed, het is namelijk een positieve kracht die ons verder brengt.
Maar, hoe ondersteun je de mensen?
Gericht inspelen op behoeften en sentiment
Eerder schreven we al over het belang van aandacht voor de ‘zachte’ aspecten als gedrag, cultuur en leiderschap om een verandering te laten slagen. Zonder zachte landing geen succes. Om dit goed te doen, is het belangrijk dat je gericht acties uitzet die passen bij de medewerkers en hun behoefte. Hoe je dat doet? Je begint bij het creëren van een goed beeld hoe je medewerkers tegenover de verandering staan en wat zij nodig hebben om mee te gaan. Waar de ene medewerker kansen ziet en staat te springen om een verandering te omarmen, ziet de ander vooral obstakels en schiet in de weerstand, oneens met de richting of bang voor de impact op zijn of haar werk. En natuurlijk alles daartussen.
De kans is klein dat iedere medewerker binnen je organisatie precies dezelfde behoeften en sentimenten heeft. Dit vraagt om een gerichte veranderaanpak, waarin je acties en interventies kan toespitsen op de specifieke behoeften die er leven.
Maatwerk op persona niveau
Het liefst wil je maatwerk leveren voor iedere medewerker, om zo de succeskans van de verandering te optimaliseren. Maar het is natuurlijk onbegonnen werk om voor iedere medewerker op individueel niveau acties en interventies uit te voeren. Gelukkig is er een oplossing die zorgt voor een balans tussen maatwerk en een generieke aanpak. Namelijk het werken met persona’s. Hoe zit dat? Het is simpel. Door binnen een verandering verschillende doelgroepen met specifieke kenmerken en behoeften (persona’s) te identificeren, stel jij jezelf in staat middels gerichte acties en interventies in te spelen op deze groepen medewerkers. Maatwerk op persona niveau!
Linksboven: de betrokken enthousiasteling; rechsboven: de toegewijde bijdrager
Linksonder: de sceptische waarnemer; rechtsonder: de overweldigde medewerker
Persona’s in de praktijk
Binnen onze Change Adoptie aanpak zetten we dit gedurende het hele verandertraject in. We identificeren zowel aan de start als tijdens een verandering verschillende persona’s, zodat we flexibel en tijdig onze acties en interventies kunnen aanpassen aan wat er op dat moment nodig is. Zo zorgen we ervoor dat het sentiment en de stem van de medewerker mee worden genomen in de veranderaanpak, en we de verandering zo goed mogelijk laten landen. Bij iedere werknemer.
Hoe je dat concreet doet? Hier een aantal tips:
1. Start met een assessment: Vraag medewerkers op een toegankelijke en laagdrempelige manier naar hun sentiment, behoefte en houding ten opzichte van de verandering.
2. Groepeer medewerkers in persona’s: Verdeel mensen in groepen op basis van specifieke kenmerken en beschrijf iedere groep als één fictief persoon (persona) om dit te duiden. Zo maak je op een versimpelde manier onderscheid in de verschillende groepen in je organisatie.
Als voorbeeld: De ‘betrokken enthousiasteling’ staat volledig achter de verandering en ziet de voordelen voor zichzelf. Ze is sterk gemotiveerd om persoonlijk bij te dragen en heeft het volste vertrouwen dat ze over de juiste kennis en vaardigheden beschikt. De ‘overweldigde medewerker’ daarentegen begrijpt niet waarom de verandering nodig is. Ze heeft de laatste jaren al veel grote veranderingen meegemaakt en twijfelt sterk of ze wel de juiste kennis en vaardigheden heeft om mee te gaan in deze verandering.
3. Creëer een gerichte veranderaanpak per persona: Op basis van de behoeften per persona bepaal je welke acties en interventies nodig zijn om die groep optimaal te begeleiden in de verandering. Als we de twee persona’s zoals hiervoor genoemd nemen, zal de aanpak voor de ‘betrokken enthousiasteling’ zich onder andere richten op het actief meenemen van deze persoon in de veranderaanpak.
Bijvoorbeeld door trainingen eerst aan deze groep te geven en daar direct kritische feedback op uit te vragen, zodat de training aangescherpt kan worden voor anderen. Voor de ‘overweldigde medewerker’ zullen interventies als communicatie rondom het waarom van de verandering en extra trainingen op inhoudelijk vlak passend zijn. Hoewel we vaker horen dat het management aangeeft ‘we hebben dit al zo vaak gecommuniceerd’, komt deze boodschap blijkbaar toch niet over op de mensen. Wij helpen het management dan om de boodschap op een andere manier te brengen. Een die wél aankomt.
4. Maak hierbij onderscheid tussen leidinggevenden en medewerkers: Zet leidinggevenden in als veranderambassadeurs, degenen die het voortouw nemen in de adoptie van de verandering. Geef prioriteit aan hen zodat zij op hun beurt de overige medewerkers kunnen inspireren en motiveren de verandering te omarmen.
Onze ervaring? Persoon a verandert niet als persoon b. Dus neem het waardevolle perspectief van persona’s. Door je aanpak op deze wijze toe te spitsen op de behoeften die leven onder de medewerkers, krijg je een gerichte veranderaanpak die het succesvol realiseren van de verandering sterk verhoogt.
Auteurs:
Martine Dellemann
Eline Reurik
Daan ‘t Gilde
Wil je meer weten of loop je ergens tegen aan? Neem gerust contact op met
Peter Hardy
Director Transformation
T: +31650929204
Bronnen